Anslut och verifiera Fortnox — Karma Supportcenter

Anslut Fortnox för att skicka kundfakturor eller order från Karma, återanvända bokföringsdimensioner från Fortnox och leverera bokföringsdata som SIE varje dag. Fakturahantering och bokföringsexport är separata inställningar, så gå igenom båda med din redovisningskonsult innan du aktiverar automatiken.

Se genomgången på 2½ minut, eller följ stegen nedan.

Vad Fortnox-anslutningen gör

Integrationen för över olika data åt olika håll:

Karma → Fortnox, fakturor: när du väljer Skicka till Fortnox hittar eller skapar Karma kunden och skapar antingen en faktura eller en order i Fortnox. Karma länkar dokumentet i fakturans tidslinje.
Karma → Fortnox, bokföring: den nattliga SIE-exporten skickar föregående dags bokföring antingen till Fortnox-inkorgen för manuell import eller direkt till redovisningen som en verifikation.
Fortnox → Karma, konton: Inställningar → Konton → Synkronisera importerar aktiva konton och uppdaterar konton med samma kontonummer.
Fortnox → Karma, kostnadsställen: Inställningar → Kostnadsställen → Synka från Fortnox importerar kostnadsställen och uppdaterar dem som har samma kod.
Fortnox → Karma, kunder: Importera aktiva kunder skapar fakturamottagare från aktiva kunder i Fortnox, och länkade kunder uppdateras från Fortnox varje natt.

Synkningen av konton och kostnadsställen tar inte bort något i Karma. När en faktura skickas hittar eller skapar Karma motsvarande kund i Fortnox.

Innan du ansluter

Du behöver:

Fortnox-integrationen aktiverad för rätt plats i Karma;
behörighet i Karma att hantera appar och finansiella inställningar;
en Fortnox-användare som kan godkänna åtkomst för rätt företag; och
en överenskommelse med din redovisningskonsult om fakturaläge, intäktskonton, kostnadsställen och bokföringsläge för SIE.

Anslut inte en plats i drift till ett testföretag i Fortnox. Om Fortnox-sidan visar ett erbjudande om uppgradering i stället för Anslut till Fortnox kan du lägga till integrationen i ditt abonnemang från sidan eller prata med din kontaktperson på Karma.

Anslut rätt Fortnox-företag

Öppna Appar → Fortnox i Karma.
Välj Anslut till Fortnox.
Logga in i Fortnox och godkänn åtkomst för rätt företag.
Gå tillbaka till Karma.
Kontrollera att integrationen visar Ansluten och rätt företagsnamn.

Om företagsnamnet är fel kopplar du från innan några fakturor eller bokföringsdata skickas och ansluter sedan på nytt med rätt Fortnox-företag.

Fortnox-integrationen i Karma med status Ansluten, fakturaläge, nattlig SIE-export och bokföringsläge — Kontrollera företagsnamnet först. Faktura- och SIE-inställningarna under det styr separata flöden. Välj bilden för att se den i full storlek.

Välj hur kundfakturor skapas

Under Fakturaöverföring väljer du:

Direktfaktura – skapar en ej skickad faktura i kundreskontran i Fortnox. Granska den och skicka den till kunden från Fortnox.
Order – skapar en order i Fortnox som granskas och senare omvandlas till faktura i Fortnox.

Om du byter till Order kan du behöva ansluta Fortnox på nytt så att Karma får rätt behörighet. Du kan välja ett annat läge för en enskild fakturamottagare om kunden behöver ett annat flöde.

Kontrollera Skicka fakturor via Fortnox. När inställningen är aktiverad ersätter Fortnox Karmas mejl för direkta, manuella och schemalagda fakturor. När den är avstängd mejlar Karma fakturorna trots att Fortnox är anslutet.

Scrolla sedan till Fakturabokföring i Fortnox:

Välj ett Intäktskonto för fakturaraderna. Utan intäktskonto används artikelns eget konto eller Fortnox standardkonto.
Välj ett valfritt Kostnadsställe som ska gälla alla fakturarader, eller lämna fältet tomt om raderna inte ska dela kostnadsställe.
Välj Spara bokföringsinställningar för Fortnox.

Koppla ett annat intäktskonto till en artikel när den ska bokföras annorlunda än fakturans standard.

Historik för SIE-synkning i Fortnox samt intäktskonto och valfritt kostnadsställe för fakturabokföring — Intäktskontot är standardkontot för fakturaraderna. Kostnadsstället är valfritt och gäller alla fakturarader som skickas med den här standarden. Välj bilden för att se den i full storlek.

Skicka en faktura från Karma till Fortnox

Förbered och granska kundfakturan i Karma först. Se Skapa och hantera kundfakturor för hela fakturaflödet.

Öppna Betalningar → Fakturor.
Öppna utkastet och kontrollera mottagare, referens, köp, moms, totalbelopp och förfallodatum.
Välj Skicka faktura….
Välj Skicka till Fortnox. Knappen ersätter Skicka via e-post när Skicka fakturor via Fortnox är aktiverat.
Vänta tills Karma bekräftar att dokumentet har skapats.

Karma hittar eller skapar kunden i Fortnox, använder referensen och bokföringsinställningarna och skapar den inställda fakturan eller ordern. Karma skickar inget eget fakturamejl när du väljer Skicka till Fortnox. En direktfaktura hamnar som ej skickad i Fortnox, så skicka den till kunden därifrån.

Dialogen Skicka faktura i Karma med Skicka till Fortnox tillgängligt — Välj **Skicka till Fortnox** först när faktura- och bokföringsuppgifterna är kontrollerade. Välj bilden för att se den i full storlek.

Kontrollera dokumentet i Fortnox

När Fortnox har tagit emot dokumentet markerar Karma fakturan som skickad och sparar dokumentnumret från Fortnox.

Öppna fakturan i Karma.
Scrolla till Tidslinje.
Kontrollera händelsen Skickade fakturan till Fortnox.
Välj det länkade dokumentnumret för att fortsätta i Fortnox vid behov.

Om händelsen inte syns i tidslinjen ska du inte skicka fakturan om och om igen. Läs felmeddelandet och kontrollera i Fortnox om ett dokument redan har skapats innan du försöker igen.

Synka konton från Fortnox

Öppna Inställningar → Konton.
Välj Synkronisera.
Kontrollera importerat kontonummer, beskrivning och källa.
Koppla rätt konto till artiklar eller andra bokföringsinställningar.

Karma importerar aktiva konton från Fortnox. Ett nytt kontonummer läggs till och ett befintligt med samma nummer uppdateras. Synkningen tar inte bort konton i Karma.

Sidan Konton i Karma med Fortnox-synkning och försäljningskonton — Använd **Synkronisera** för att uppdatera vilka konton som kan väljas i Karmas bokföringsinställningar. Välj bilden för att se den i full storlek.

Synka kostnadsställen från Fortnox

Öppna Inställningar → Kostnadsställen.
Välj Synka från Fortnox.
Kontrollera varje importerat namn, kod och källa.
Välj vid behov ett Standardkostnadsställe för försäljning som inte redan har ett.

Karma lägger till nya kostnadsställekoder och uppdaterar befintliga med samma kod. Inga kostnadsställen i Karma tas bort. Ett bord eller en enhet kan använda ett annat kostnadsställe, och inställningen för fakturabokföring i Fortnox kan tillämpa ett kostnadsställe på alla fakturarader.

Sidan Kostnadsställen i Karma med val av standard och Synka från Fortnox — Platsens standard används för försäljning som annars saknar kostnadsställe. Mer specifika inställningar kan använda ett annat kostnadsställe. Välj bilden för att se den i full storlek.

Välj hur SIE-bokföringen levereras

Aktivera Nattlig SIE-export för att skicka föregående affärsdags bokföring varje natt, strax efter att affärsdagen har stängt. Välj sedan ett Bokföringsläge:

Inkorg (manuell import) laddar upp SIE-filen till Fortnox Inkorg → Verifikat. En redovisningskonsult granskar och importerar den i Fortnox.
Direkt bokföring skapar en verifikation i redovisningen i Fortnox. Det går inte att ångra från Karma, så kontrollera kontomappningen först.

Inkorgsläget ger ekonomiavdelningen ett granskningssteg. Direkt bokföring minskar det manuella arbetet men bör bara aktiveras efter ett lyckat test och godkännande från den som ansvarar för bokföringen.

Kontrollera historiken för SIE-synkning

Scrolla till Historik för SIE-synkning på Fortnox-sidan och uppdatera listan. Kontrollera:

Status – till exempel Levererad eller Misslyckad;
Period – vilka bokföringsdagar som ingår;
Resultat / detaljer – den levererade SIE-filen eller verifikationen, eller felmeddelandet; och
Levererad – när Karma slutförde försöket.

Historik för SIE-synkning i Karma med exempel på levererade och misslyckade körningar — Kontrollera den senaste perioden och statusen. En misslyckad rad visar orsaken så att du kan felsöka. Välj bilden för att se den i full storlek.

Om något är fel

Fortnox visar Inte konfigurerad eller saknar behörighet: anslut integrationen på nytt och godkänn de begärda behörigheterna för rätt företag.
Skicka till Fortnox visas inte: kontrollera att integrationen är ansluten och att Skicka fakturor via Fortnox är aktiverat. Kreditfakturor skickas alltid via e-post.
Det går inte att välja Order: anslut Fortnox på nytt så att anslutningen kan begära behörighet för order.
Ett konto eller kostnadsställe saknas: kör rätt synkning och kontrollera sedan att posten är aktiv i Fortnox och att du har anslutit rätt företag.
SIE-exporten misslyckades: läs den senaste raden i historiken, rätta behörigheten eller bokföringsinställningarna och försök igen först när du har kontrollerat om Fortnox tog emot filen.
Möjlig dubblettfaktura eller dubblettverifikation: sluta försöka igen och kontrollera Fortnox först. Kontakta supporten om resultatet är oklart.

När du kontaktar supporten, ange plats i Karma, Fortnox-företag, fakturanummer eller SIE-period, valda lägen, visad status och det exakta felmeddelandet. Skicka aldrig inloggningsuppgifter till Fortnox eller API-hemligheter.